Usuários

Aqui será possível ver todos os usuários cadastrados no Box, independente da classificação que esse tiver no sistema. 

  • Funções básicas da aba Usuários:

Para conseguir abrir essa aba basta selecionar a opção “Usuários” na barra de opções do lado esquerdo. Na página que se abrirá terão 3 botões essenciais:

  1. Novo Aluno: ao clicar nesse botão será possível adicionar um aluno novo no box. Entretanto, essa não é a forma recomendada, uma vez que o próprio aluno pode criar um cadastro ao baixar o aplicativo do CrossX;
  2. Caixa de Filtragem: aqui você poderá fazer um filtro dos usuários do sistema por status, ou seja, pelo estado de atividade do indivíduo, sendo esses divididos em: ativos , inativos (o período para que o usuário se torne inativo será definido posteriormente), novo, prospect (alunos que fizeram aula teste – só o box pode fazer esse cadastro) e fundamental (aluno em período experimental que posteriormente pode virar regular);
  3. Exportar: ao selecionar essa caixa abrirá a opção de exportar os dados de usuários para uma planilha Excel. 
  • Como adicionar um novo aluno no Box e cadastrar sua senha:

O recomendado é que o cadastro de alunos seja feito por ele mesmo ao baixar o aplicativo do CrossX. Entretanto, se por algum motivo o cadastro estiver dando falha, é possível que o box faça esse processo indo em:

  1. Usuários → Novo Aluno, assim, uma nova janela como a seguinte se abrirá:

  1. É de extrema importância que você tente preencher o máximo de dados possíveis, para que assim você consiga engajar o usuário de forma mais assertiva. Entretanto, apenas 3 campos são obrigatórios: Nome, Sobrenome e E-mail (lembre-se que precisa ser um e-mail VÁLIDO);

IMPORTANTE: caso o usuário for tiver o pagamento recorrente é OBRIGATÓRIO que o CPF esteja cadastrado. 

  1. Para que o usuário consiga fazer login em sua conta existem duas opções:

Primeira forma:

O usuário baixa o aplicativo e ao fazer login ele deve selecionar a opção “Esqueceu sua senha?”

Segunda forma:

Depois de criado o perfil do aluno, você seleciona o cadastro criado e em Ações seleciona a opção Resetar Senha de forma que um e-mail automático será enviado para o e-mail cadastrado. 

  • Página do usuário:

Ao selecionar um usuário para analisar um perfil abrirá a janela a seguir:

Aqui explicaremos o que cada uma das funções em destaque pela caixa azul significam. 

  1. Ações: aqui você pode Atualizar Cadastro (editar e adicionar novas informações), enviar push (notificação de engajamento no celular), inativar, resetar senha e remover (apagar cadastro);
  1. Perfil: aqui aparecerão as informações cadastrais do usuário, status de pagamento, desde quando é membro e todos os check-ins já realizados em qualquer box que pertença ao CrossX;
  2. Performance: todos os dados de Personal Records aparecerão aqui, assim como fotos, mensagens e compartilhamentos feitos pelo app;
  3. Frequência: todo o registro dos check-ins realizados aparecerão nessa aba, de acordo com plano, programa, horário, resultado e origem do check-in. 
  1. Atividade: todas as mensagens enviadas pelo WhatsApp aparecerão nessa aba, assim como poderá ser criada uma agenda online do que ainda deve ser feito clicando em Nova Atividade. Para saber como esse processo é feito vá em Como registrar nova atividade;
  2. Vendas: aqui estarão registradas as vendas de planos (depois que esses forem cadastrados no sistema), produtos e alimentos, suas formas de pagamento, status da venda, vendedor, entre outros. Por aqui você também pode fazer novas vendas que serão explicadas em Como registrar nova venda de plano e Como registrar venda de produto;
  3. Documentos: nessa aba constarão os documentos, que em sua grande maioria são os contratos de adesão e compromisso que devem ser assinados pelo usuário no próprio sistema do box e não pelo aplicativo;
  4. Adesão: aqui será possível ver todos os planos que o usuário já aderiu. Além disso, ao clicar em cima de um deles aparecerão todas as configurações e opções de trancamento do plano, que serão explicadas em Como configurar um novo plano e Como trancar um plano;
  5. Cartões de Crédito: caso o box tenha CrossX Pay é aqui que as informações de pagamento devem ser adicionadas, apenas para pagamento online (recorrente);
  6. Movimentações: todas as transações, parcelas a serem pagas e pagamentos já efetuados aparecerão aqui, podendo ser possível editar os lançamentos que foram feitos clicando no lápis do lado direito. 
  • Como registrar nova atividade:

Conforme já foi explicado na Página do Usuário, a aba de atividades serve para registrar qualquer tipo de contato que o estabelecimento tem com seu usuário, seja por WhatsApp, push, ligação, entre outros. É importante que qualquer tipo de contato seja registrado para que assim as comunicações não sejam exageradas e não cansem o usuário. Existem duas formas de registrar novas atividades: 

Primeira forma:

Via usuários → selecione o usuário → atividades aqui você verá todos os contatos que foram feitos especificamente para o usuário selecionado. Dessa forma, ao clicar em Nova Atividade serão agendados contatos especificamente para essa pessoa

Segunda forma:

Clique na aba à direita atividades. Aqui aparecerão todos os contatos realizados com todos os usuários e ao criar em Nova Atividade você poderá selecionar se o contato será com todos ou com algum usuário específico. 

Bom, depois de aberta a caixa você deverá escolher:

  • Atividade: defina o tipo de contato, seja ele por Ligação, Reunião (importante para Coaches e HeadCoaches), Push, E-mail,  WhatsApp ou outros, como mensagem SMS;
  • Assunto: defina o nome da campanha que você vai realizar;
  • Data da ação/Horário: defina dia e horário que o contato será feito;
  • Privado: se você selecionar essa caixa significa que apenas o usuário responsável e o usuário que criou a atividade poderá visualizá-la;
  • Descrição: explique no que consiste esse contato;
  • Responsável: selecione a pessoa que ficará encarregada de fazer o contato.
  • Engajando os clientes pelo WhatsApp:

Além do uso de notificações por Push, conforme explicado em O que são e como criar notificações de Push é possível engajar os atletas através de mensagens no WhatsApp. Para que isso aconteça siga o tutorial abaixo:

  1. Cadastre seu número de telefone celular no WhatsApp Web. Para isso basta pesquisar “WhatsApp Web” e clicar no primeiro link. Em seguida siga as instruções que aparecem na tela;
  2. Depois de cadastrado no WhatsApp Web, entre em Usuários no sistema e escolha o atleta que você deseja engajar;
  3. Caso você já tenha o número de celular do atleta cadastrado, aparecerá um botão que faz a referência a rede social e é nele que você deverá clicar. Se você ainda não tiver o número salvo, da próxima vez que ele for ao box, clique em “Atualizar” e adicione o número de contato e continue o procedimento explicado normalmente.
  1. Depois de clicar em cima do botão do WhatsApp ele automaticamente abrirá uma janela na qual você deve escrever a mensagem que deseja mandar. Ao finalizar a mensagem e clicar em “Enviar” a página do WhatsApp Web se abrirá e por lá que sua mensagem será enviada.
  • Como registrar nova venda de plano:

Para registrar uma nova venda no sistema você deve seguir o tutorial abaixo:

  1. Vá em Usuários → Selecione o usuário desejado clicando no nome dele;
  1. Em seguida clique em Vendas → Nova Venda;

Significado dos símbolos em destaque do lado direito:

  • Olho: visualização detalhada da compra realizada. Ao clicar nessa opção uma janela se abrirá e será possível editar a venda se necessário;
  • Envelope: envia os detalhes da compra para o indivíduo que a realizou;
  • X: cancela a venda realizada;
  • Lixeira: exclui a venda realizada.
  1. A janela a seguir se abrirá, onde você deve selecionar o tipo de venda que será feito. Nesse caso é uma adesão de plano então selecionamos a opção Adesão.
  1. Assim que você selecionar o plano,  todas as informações pré cadastradas desse aparecerão e então você deverá escolher as configurações que se adequam ao que o cliente quer;

IMPORTANTE: os planos e suas especificações já devem ter sido cadastrados no sistema. Caso você tenha alguma dúvida quanto a isso vá em Como configurar um novo plano. Dependendo do plano selecionado e da forma como ele foi configurado será permitido escolher o tipo de recorrência: mensal, trimestral, semestral ou assinatura (pagamento automático).

  1. Depois de configuradas as informações clique em “Incluir”. Caso você tenha outro item para adicionar basta selecionar qual item de venda você deseja colocar no carrinho. Caso contrário clique em “Próximo” para que sejam preenchidas as informações de pagamento;
  1. Todas as informações dos itens de venda aparecerão nessa aba, assim como as opções de pagamento.

IMPORTANTE: os box que tem CrossX Pay devem obrigatoriamente colocar o código de autorização para que assim o número da venda apareça e a conciliação bancária com o sistema seja possível. 

OBSERVAÇÕES: ao selecionar a opção boleto esse não será gerado, mas a entrada de dinheiro será registrada. além disso, pagamento por cartão de crédito online só pode ser usado para CrossX Pay.

  1. Depois de selecionadas todas as formas de pagamento, valores e parcelas clique em “Finalizar”. Imediatamente a venda terá sido registrada e ficará no histórico do usuário e na aba Vendas, conforme abaixo:
  • Como registrar venda de produto:

O procedimento para se fazer venda de produto é muito semelhante ao da venda de uma adesão, com exceção de alguns detalhes. 

  1. Vá em Usuários → Selecione o usuário desejado;
  2. Clique em Vendas → Nova Venda, de forma que aparecerá a seguinte tela
  1. Selecione o tipo de venda. Nesse caso escolheremos Produto, o que fará que automaticamente uma caixa de texto se abra para que você selecione a mercadoria desejada.

IMPORTANTE: os produtos já devem estar pré cadastrados no sistema. Caso você tenha dúvida acesse: Cadastrando novos produtos no sistema.

  1. Selecionada a mercadoria aparecerão os detalhes da compra sobre quantidade e desconto. Depois de preenchidas as informações clique em “Adicionar Produto”;
  1. O produto terá sido adicionado no carrinho. Caso você queira adicionar mais algum item na cesta do cliente, faça todo o processo de selecionar o item de venda mais uma vez. Depois de finalizado clique em “Próximo” para ir para a fase de Pagamento;
  1. Portanto, a página a seguir será carregada, onde você deverá preencher as formas de pagamento, número de parcelas (se houver) e qual o código de autorização (se o pagamento for feito via CrossX Pay).
  1. Finalizado esse processo clique em “Finalizar”, de forma que a venda será registrada no histórico do usuário e na aba Vendas.
  • Configurando documentos para o usuário:

Depois de ter adicionado os contratos ao sistema, é importante que os usuários do Box o assinem e que os HeadCoaches tenham controle sobre aqueles que ainda não foram assinados. Assim que um aluno adere a um plano, na seção Documentos de sua página aparecerão os contratos que deverão ser assinados, assim como será recebido em seu e-mail. Para visualizar os documentos do atleta siga o passo a passo:

  1. Vá em Usuários → Selecione o usuário → Documentos;
  1. Assim que você selecionar a aba de documentos aparecerão todos os contratos pertencentes ao atleta em questão, de forma que em cada um deles é possível realizar as seguintes ações:

Lápis: Visualizar o contrato não assinado;

Envelope: enviar contrato ao atleta;

Nuvem: enviar arquivo assinado;

Lixeira: remover o contrato não assinado;

Seta para baixo: download do contrato.

  • Cancelando ou renovando adesões:

É possível cancelar ou renovar adesões individualmente por usuário do sistema. Portanto, vá em Usuários → Selecione o Usuário → Adesões.  Nessa página aparecerão todos os planos que esse atleta já aderiu, de forma que o botão de X ao lado cancela a adesão e o ciclo renova o plano. 

  • Adicionando cartão de crédito para o usuário:

Caso o box tenha contratado o CrossX Pay, é possível adicionar um cartão de crédito online para o atleta para que ele efetue os pagamentos de adesões e produtos. você Para que isso seja feito basta clicar na aba Cartão de Crédito do atleta desejado. 

Em seguida, clique em Novo Cartão de Crédito e adicione as informações pertencentes a essa forma forma de pagamento. Assim que você clicar em “Salvar” o cartão passará por uma breve fase de validação e então esse será adicionado as formas de pagamento possíveis. 

  • Como trancar o plano de um atleta:

Conforme ensinado em Trancamento em massa é possível trancar o plano de diversos alunos de uma vez. Entretanto, caso for um caso específico, é possível fazer isso na própria página do atleta. 

OBSERVAÇÃO: para que a possibilidade de trancamento apareça é necessário que na hora de cadastrar um plano esse seja permitido.

  1. Clique em Usuários → Selecione o Atleta desejado;
  2. Na barra superior clique em Adesão e em seguida clique em cima do plano do atleta;
  1. Nessa página, em trancamento aparecerá o período que você definiu quando cadastrou o plano. Entretanto, caso você queira alterar para esse atleta você pode escolher o número máximo de dias, semanas ou meses que será permitido o trancamento e então clicar em “Atualizar” (você voltará para a página de adesões, basta clicar em cima do plano mais uma vez e continuar o processo abaixo). Depois de selecionado o período de trancamento clique em Adicionar Trancamento;
  1. Uma janela se abrirá onde você deverá selecionar de que dia a que dia o plano ficará trancado e por qual motivo o trancamento ocorrerá;
  • Como faço se o aluno quiser trocar de box?:

Por vezes acontece dos alunos quererem trocar de box, mas que para isso aconteça algumas exigências são necessárias. O primeiro deles é que o aluno não pode ter nenhum plano em vigência no box antigo e além disso o atleta precisa estar inativo.

  • Excluí um plano, mas ainda tenho alunos que estão com o mesmo plano em vigência, no que isso acarreta?:

Caso você tenha excluído algum plano e por acaso ainda tenha alunos que estão com o mesmo plano em vigência você não conseguirá mais fazer qualquer tipo de alteração no plano desse atleta. Isso acontece, pois uma vez que você apagou o plano ele deixa de existir no sistema. Entretanto, enquanto o plano estiver em vigência o atleta consegue realizar check-ins normalmente.