Financeiro

Entradas e Saídas:

  • Explicação da página inicial de Entradas e Saídas:

Aqui estarão registrados todos os pagamentos e recebimentos que foram efetuados dentro do box em um determinado período de tempo. Lembre-se que caso você utilize maquininhas diferentes da CrossX Pay, a conciliação com o sistema não é automática então você sempre deve registrar entradas e saídas. 

Para ter a visão geral da página, vá em Financeiro → Entradas e Saídas:

  1. Extrato: aqui você poderá visualizar todos os seus pagamentos e recebimentos;
  2. Recebimentos: você apenas visualizará seus recebimentos dentro de um determinado período e com os filtros desejados (serão explicados mais abaixo);
  3. Pagamentos: mostrará todas as despesas lançadas no sistema referente ao box;
  4. Transferências: nessa aba você terá um registro de todas as transferências já realizadas pelo CrossX Pay. Caso você não tenha contratado essa função, você deverá registrar manualmente o recebimento ou pagamento pela forma de pagamento transferência;
  5. Fluxo de Caixa: aqui você consegue ver todo o saldo inicial e final do caixa do dia de acordo com as entradas e saídas que ocorreram;
  6. CrossX Pay: as movimentações financeiras realizadas na CrossX Pay(maquininha e cartão online), transferências e pagamentos feitos pela conta digital aparecerão nessa seção;
  7. Antecipações: nessa seção estarão as movimentações relacionadas a antecipação de crédito a receber pelo CrossX Pay;
  8. Novo Recebimento: caso você quiser lançar uma receita (entrada de dinheiro) que não está programada pelo sistema, é possível fazer isso clicando no botão em evidência com o número 8. Em Como registrar novos recebimentos e pagamentos aprenderemos o procedimento dessa função;
  9. Novo Pagamento: o mesmo explicado em 8 se aplica nesse caso;
  10. Transferências: por esse botão é possível você realizar transferências da conta digital para a conta física;
  11. Conta(s): nessa caixa de seleção você consegue fazer um filtro das entradas e saídas de acordo com as contas cadastradas no sistema;
  12. Exibir: esse filtro diz respeito ao status das entradas e saídas. Aqui você pode selecionar se deseja ver apenas contas a receber, que já vencerão (inadimplente), foram pagas, entre outros tipos de status;
  13. Ações: caso selecionada uma das linhas do extrato, você pode defini-la como paga, pendente ou excluir a conta do extrato;
  14. Datas: selecione o período que você quer que apareça do extrato;
  15. Vencimento/Pagamento: defina a forma que você quer visualizar suas contas. Vencimento significa que todas as compras efetuadas (não necessariamente recebidas e pagas por conta do prazo dos cartões) aparecerão no extrato. Já pagamento você verá as contas que já caíram ou saíram de sua conta por conta dos prazos das diferentes formas de pagamento;
  16. Antecipar crédito: nesse botão você conseguirá antecipar o valor a receber pelo CrossX Pay (ele fica bloqueado à partir das 17h e é desbloqueado a meia noite).
  • Como registrar novos pagamentos e recebimentos:

Para realizar um novo pagamento ou recebimento vá em Financeiro → Entradas e Saídas e escolha o tipo de movimentação que você quer fazer clicando em um dos botões abaixo:

Como os campos para serem preenchidos são idênticos e apenas a ordem que se altera, vamos explicar apenas o recebimento e para realizar um pagamento você deve repetir o mesmo processo. 

  1. Categorias: selecione em qual categoria de receita ou despesa essa conta de enquadra;
  2. Descrição: coloque o nome da conta;
  3. Cliente: no caso de um recebimento você deve selecionar o cliente que está pagando o box e no caso de um pagamento o fornecedor deverá ser selecionado;
  4. Conta: selecione para qual conta o dinheiro irá;
  5. Data Competência/Vencimento: data de competência é o dia em que o recebimento/pagamento foi efetuado e data de vencimento é a data na qual o dinheiro vai entrar ou sair na sua conta;
  6. Valor: coloque o valor que será pago ou recebido;
  7. Forma de Pagamento: defina como o pagamento foi efetuado;
  8. Repetir: se o pagamento ou recebimento repetir de acordo com certa frequência, aqui você consegue estabelecer de quanto em quanto tempo ele será feito;
  9. Recebido: caso você esteja recebendo ou pagando um valor antecipadamente, uma taxa de desconto pode ser estabelecida como forma de prêmio. Por outro lado, caso o pagamento e o recebimento estejam atrasados poderá ser adicionado juros em cima do valor como uma penalidade.

Ao finalizar o preenchimento de informações clique em “Salvar”.

  • Fazendo transferências:

A realização de transferências funciona exclusivamente para os usuários que tem o CrossX Pay. Caso você queira transferir dinheiro de uma conta física para outra, você não consegue, de forma que recebimentos via transferência devem ser registrados como Novo Recebimento e pagamentos via transferências que não estão cadastradas no CrossX Pay são registradas como Novo Pagamento. Para utilizar esse mecanismo siga o tutorial abaixo:

  1. Vá em Financeiro → Entradas e Saídas → Botão Transferências;
  1. Assim que clicar nesse botão a seguinte janela se abrirá:

Insira a conta de origem (obrigatoriamente a digital do CrossX Pay) e conta destino (geralmente a conta do Box), assim como a descrição da transferência que será realizada. Insira o valor e a data que a movimentação será feita. É importante ressaltar que e realização de transferências pelo sistema usa o saldo do CrossX Pay e que essa movimentação não tem custo algum.

Depois de inseridas as informações, clique em “Transferir” para que a transferência seja registrada no sistema.

  • Antecipação de crédito e seus prazos:

Ao contratar o serviço do CrossX Pay existe a possibilidade de fazer antecipação de crédito para que você consiga fazer o pagamento de algumas contas.

Para esse procedimento vá em:

  1. Financeiro → Entradas e Saídas → Antecipar Créditos;
  1. Imediatamente uma nova aba como a seguinte se abrirá:

Ao arrastar o cursor da linha do tempo para direita, veremos que no dia 21/08/2019 eu poderei receber R$379,57 já levando em conta a taxa de antecipação. Depois de selecionada a data, basta clicar em “Realizar Antecipação” e ela ficará como pendente. Você só poderá solicitar uma antecipação nova depois que o dinheiro da primeira cair na sua conta.

SOBRE PRAZOS: após às 17:00 a função de antecipação de créditos não funciona. Entretanto, caso for solicitada uma antecipação antes das 17:00 o dinheiro estará disponível no próximo dia útil após 17:00.

  • Como saber meu saldo no CrossX Pay:

Para visualização do seu saldo no CrossX Pay e o quanto você tem a receber você deve seguir o tutorial abaixo:

  1. Vá em Financeiro → Entradas e Saídas → CrossX Pay;
  1. A tela que aparecerá será idêntica a que está acima. Portanto, logo do lado direito da tela você já conseguirá ver o quanto está disponível na conta e o quanto você ainda tem para receber. Ao antecipar crédito, valores que antes estavam em lançamentos 

Fornecedores:

  • Como cadastrar fornecedores:

Para ter um controle das pessoas que poderão entrar no box por conta de entregas é sempre ideal que você tenha cadastrado no sistema as pessoas que poderão aparecer. Além disso, caso você tenha CrossX Pay é possível cadastrá-lo no sistema para que assim você use o saldo na sua conta digital para pagar o fornecedor. 

Se você quiser cadastrar seu fornecedor, siga o tutorial abaixo:

  1. Vá em Financeiro → Fornecedores → Novo Fornecedor;
  1. Uma nova janela se abrirá onde você deverá colocar as informações cadastrais do fornecedor. Se você colocar que o fornecedor é uma pessoa física então nos documentos você deve cadastrar seu CPF. Por outro lado, se o cadastro for de pessoa jurídica o documento cadastrado deve ser o CNPJ. Além disso, ao cadastrar o CEP, as outras informações de endereço já aparecem automaticamente, sendo necessário apenas colocar o número. 

Na descrição coloque qual a função daquele fornecedor e qual tipo de material ele costuma entregar.

  1. Depois de finalizado o cadastro das informações básicas, clique em “Salvar”.

Em Como cadastrar a conta bancária de fornecedores aprenderemos a cadastrar as contas e as peculiaridades do CrossX Pay.

  • Como cadastrar a conta bancária de fornecedores:

Depois de já ter inserido os dados de cadastro básicos do fornecedor, agora é hora de inserir os dados da conta bancária. 

  1. Para isso, clique no lápis (editar) do fornecedor desejado e passe para a seção de conta bancária na parte superior da tela.
  1. Insira os dados bancários do fornecedor de acordo com os bancos e tipo de conta já  cadastrados no sistema. Caso você selecione a opção Cadastrar no CrossX Pay, será possível realizar transferências da sua conta digital CrossX para a conta bancária do fornecedor sem nenhum custo. Habilitando essa função, aparecerá um botão de transferir.

ATENÇÃO: agência DV e conta DV fazem referência ao Dígito Verificador.

Ao finalizar, apenas clique em “Salvar” e assim os dados do fornecedor estarão salvos no sistema. 

  • Consigo fazer estorno de pagamentos parcelados e à vista pelo CrossX?:

Como esses pagamentos foram efetuados pela maquininha, a única forma de você pedir estorno é entrando em contato com o time CrossX Pay. Portanto, mande mensagem no chat do sistema para que entremos em contato com você!

  • É possível estornar o dinheiro de atletas que têm plano recorrente?:

O primeiro passo que o atleta deve fazer é cancelar seu plano. Caso essa ação tiver sido feito até 28 dias após a cobrança, o responsável pelo box deve entrar no perfil do aluno → movimentações onde uma seta aparecerá ao lado da parcela que ele quer estornar, de forma que basta clicar nesse botão para o estorno.

OBSERVAÇÃO: se a seta não aparecer, isso deve ser comunicado ao aluno e o valor da assinatura deve ser entrega em dinheiro para ele. Além disso, caso o pedido tenha sido feito após os 28 dias da cobrança, o valor deve ser dado em dinheiro.

Categorias:

  • Como cadastrar e editar novas categorias de despesas e receitas:

Essa função detalha uma Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), importante para a contabilidade. 

Cadastro de categorias:

Logo que você entrar na seção Financeiro → Categorias, a janela que se abrirá será igual a da imagem abaixo, de forma que as categorias de despesa são as primeiras que aparecerão. 

Para adicionar uma categoria de despesa, clique em Nova Categoria de Despesa, onde você deverá selecionar dentro de qual categoria já existente ela deverá aparecer e qual será o nome dessa. 

Rolando a tela mais para baixo, aparecerão as categorias de receita, de forma que para adicionar outras categorias, basta clicar no botão Nova Categoria de Receita e seguir o mesmo procedimento das categorias de despesa.

Edição de categorias:

Ao passar com o mouse em cima de cada uma das categorias, aparecerão 3 ou 2 botões, dependendo se é uma categoria principal ou subcategoria:

Através desses 3 botões você pode: adicionar novas categorias, editar as existentes e se desejar apagar a categoria. Nas subcategorias você não consegue adicionar outras linhas dentro dessas, de forma que apenas os botões de edição e exclusão aparecerão.

Contas Bancárias:

  • Como cadastrar contas bancárias:

No próprio sistema do CrossX já é possível você cadastrar suas contas para que assim você sempre tenha um controle para onde está indo seu dinheiro. Além disso, se você aderiu ao CrossX Pay, é possível fazer transferências sem custo algum da sua conta digital para a conta física (para que isso aconteça é importante que as duas contas estejam cadastradas sob o mesmo CPF ou CNPJ). Portanto, se você quer cadastrar sua conta bancária no sistema, siga o passo a passo a seguir. 

  1. Clique em Financeiro → Contas Bancárias;
  1. Em seguida uma página será carregada, onde se você tiver o CrossX Pay, sua conta digital já estará cadastrada. Para adicionar uma conta diferente, apenas clique em Nova Conta:
  1. Uma janela se abrirá e então você deve preencher os dados da conta. Ao colocar uma conta como padrão, significa que todas as vendas feitas em dinheiro que forem realizadas alimentarão essa conta específica, já as vendas realizadas em outras formas de pagamento irão aparecer de acordo com o que foi parametrizado em Taxas e Prazos.
  1. Se você ativar a função preencher dados bancários uma nova seção aparecerá e você deve preenchê-la com os dados da conta:

IMPORTANTE: se você ativar a função Cadastrar no CrossX Pay você conseguirá fazer transferências do saldo da sua conta digital para a conta física (lembre-se que as duas contas devem ter sido criadas com o mesmo documento).

Taxas e Prazos:

  • Cadastrando taxas e prazos das formas de pagamento:

Caso você tenha o CrossX Pay, as taxas das formas de pagamento já serão inseridas no sistema na hora da venda. Entretanto, se você usar outras maquininhas, é interessante preencher a aba de Taxas e Prazos com bastante cuidado, para que assim todos os seus recebimentos batam em Entradas e Saídas. Para o cadastro das taxas siga o passo a passo abaixo:

  1. Na aba Financeiro acesse a seção de Taxas e Prazos;
  1. Todas as formas de pagamento disponíveis no sistema estarão separadas por abas. Portanto, para adicionar novas taxas e prazos para diferentes formas de pagamento basta navegar entre as seções. 
  1. Ao clicar em Incluir, aparecerá uma janela onde você deve completar com o nome da maquininha, em quantos dias após a efetuação da compra o dinheiro cairá na conta, qual conta bancária será alimentada e se o prazo de recebimento é contado em dias úteis

PECULIARIDADES

  • Na forma do cartão de crédito você deve clicar em “Add” para que fique registrado o número máximo de parcelas que pode ocorrer em uma compra.
  • No débito e boleto, você pode colocar o valor da taxa em forma de dinheiro ou porcentagem;
  • Em transferências e boletos, os prazos adicionados não estão relacionados aos prazos do CrossX Pay. 

Ao finalizar a inclusão das taxas e prazos, basta clicar em “Salvar” e ela será adicionada ao sistema.

  • Quais são os prazos para transferências?:

Uma vez que você contratou o sistema CrossX Pay e você realizar transferências pelo sistema, algumas datas são fixas.

Se você realizar transferências antes das 14:00 o dinheiro cairá no mesmo dia na sua conta após às 17:00. Por outro lado, caso a transferência for feita após 17:00, a compensação na conta ocorrerá no próximo dia útil depois das 17:00.